Leerdoel 1: Content voor Thetford
Inleesactie
Beter omgaan met feedback klinkt zo makkelijk en oppervlakkig. In werkelijkheid geloof ik dat dit niet zo is. Ik geloof dat goed met feedback omgaan veel van een persoon vereist. Naast begrip in het moment, en accepteren dat er een bepaald iets is waar je jezelf in kan ontwikkelen, moet je vervolgens ook de stappen zetten om iets met de feedback te gaan doen. Het is voornamelijk het tweede gedeelte waar ik moeite mee heb. Ik kan goed luisteren, begrijp feedback die ik krijg, maar merk dat ik er soms nog (te) weinig mee doe. Tot op het punt dat het eigenlijk weinig nut heeft om feedback te ontvangen.
Wat belangrijk is om te doen volgens een artikel geschreven door Mayke Kettelerij is reflecteren na de gesprekken. Vaak merk ik dat ik een gesprek inga, en vervolgens weer uitga en niet (veel) stilsta bij de feedback die ik heb gekregen tijdens het gesprek. Ik ga gewoon weer verder met mijn werkzaamheden. Mayke geeft als tip de volgende vragen te stellen en de antwoorden op te schrijven:
· Wat betekent de feedback voor jou?
· Hoe voel je je erbij?
· Wat kun je ervan leren?
· En wat ga je ermee doen?
Dit voorbeeld ga ik ook tijdens een face-to-face meeting met feedback toepassen. Op basis van het antwoord op de volgende vragen kan vervolgens een actieplan opgesteld worden waarmee er kritischer actie genomen kan worden op de gekregen feedback (Kettelerij, 2023).
Verder is het ook belangrijk is om zelf te weten wat je precies wil, en er ook actief naar te vragen. Als ik weet dat ik op bepaalde punten wil verbeteren, ben ik beter af om hier ook zelf actief naar te vragen bij mijn peers. Ook context is belangrijk bij feedback, sommige feedback hoeft echt niet verwerkt te worden vanwege een bepaalde reden. Bijvoorbeeld, als er feedback gegeven wordt op een stijl, iets subjectiefs, hoeft dit niet per se meegenomen te worden. Echter, als je feedback krijgt over je slecht gedrag, is het een ander verhaal en zal het voor het beste zijn om hierop te reflecteren en verbeteren.
Er wordt ook aanbevolen een ‘uitdaging mindset’ aan te houden bij het krijgen van feedback. Als je gekregen feedback als een uitdaging ziet, ga je feedback als nieuwe kansen zien om verder te groeien. Dit is motiverend voor mensen. Daardoor is het van belang om niet te ‘bang’ te zijn om feedback te ontvangen, maar het juist te zien als een nieuwe uitdaging in persoonlijke ontwikkeling (Hill & Quirk, 2022).
Beide artikelen geven ook aan om vooral nuchter te blijven als je feedback ontvangt. Begrijpen dat feedback, vooral negatief, niet gericht is op jouw karakter aanvallen, maar juist op aspecten die jou kunnen verbeteren als persoon is belangrijk. Werk gerelateerde feedback zorgt ervoor dat wij als persoon groeien in onze vaardigheden, en persoonlijke feedback helpt ons verbeteren als persoon. Wordt dus niet emotioneel, maar accepteer de feedback juist.
Actie 1: LinkedIn Learning - Feedback cursussen
Voor deze actie heb ik enkele trainingen op LinkedIn gevolgd, en hiervoor samenvattingen geschreven. LinkedIn Learning biedt veel diverse trainingen en feedback geven en krijgen hoort ook bij de lijst. De reden dat ik dit via LinkedIn Learning wil doen is omdat dit zich echt op het professionele aspect richt. Ik heb gekozen voor drie cursussen omdat dit dient als een soort triangulatie. Als drie cursussen veel van dezelfde informatie over een onderwerp vertellen, bevestigt het de meerwaarde van de gegeven informatie.
Dit heeft buiten het leren van feedback verwerken nog meer voordelen, zoals feedback geven. Zodra ik een leidinggevende rol heb, wat iets is waar ik in de toekomst naar streef, is het belangrijk dat ik weet hoe ik zelf feedback geef. Daardoor is deze actie niet alleen relevant voor dit leerdoel, maar dient het ook als een extraatje voor mijn toekomstige ambities.
Cursus 1: Feedback geven en nemen – Dr. Gemma Leigh Roberts – 04/04/2023 – Duur: 28 minuten
De eerste cursus bestaat uit diverse instructie/uitleg video’s. Het is onderverdeeld in 4 hoofdstukken, ieder hoofdstuk eindigt vervolgens in een quiz. De eerste les is voor mij het belangrijkst, en draait om het opvragen van feedback. De eerste tip van Gemma is om het specifiek vragen van feedback. Vraag niet om een globaal, of vaag iets, vraag echt naar een specifiek onderwerp waarin je wil verbeteren. Wees ook altijd dankbaar voor de feedback die je ontvangt.
Bedenk ook of je direct, of geschreven feedback wilt. Geschreven feedback geeft de ander de tijd om na te denken over wat voor punten ze willen bespreken met jou. Daarom kan de feedback vaak wat duidelijker zijn dan ‘on the spot’ om feedback vragen. Vraag daarnaast nooit één persoon om feedback, vraag altijd meerdere om een beter beeld te krijgen of iets een mening is, of een eigenschap die je verder zou kunnen ontwikkelen.
Als je feedback ontvangt, is de mindset die je aanhoudt daarbij belangrijk. De mindset wordt een ‘growth’ mindset genoemd, en wordt vergeleken met de ‘fixed’ mindset. De growth mindset richt zich niet op een limiet, maar dat je juist altijd verder kan groeien op persoonlijk en vakinhoudelijk gebied, terwijl de fixed mindset hier een limiet aan stelt. Met de growth mindset accepteer je sneller dat je fouten gaat maken die je vervolgens een beter persoon maken, en dat sommige feedback (in eerste instantie) niet leuk is om aan te horen.
Fixeer je dus ook niet op de feedback die je ontvangt, luidt de laatste tip. Waardeer de feedback, en gebruik het constructief, maar laat emotionele aspecten zoals een slechte dag dat niet minder maken. Neem daarom altijd even de tijd om het door te denken. Bedenk vervolgens wat je mee wilt nemen van de feedback. Formuleer doelen en hoe je deze wilt bereiken.
Als je feedback geeft, denk dan per persoon na hoe je dit op een positieve wijze kan overbrengen. De een ontvangt anders dan de ander, en hier vooraf over nadenken kan het verschil maken tussen iemand tevreden uit een gesprek laten komen of juist zeer teleurgesteld. De toon van je stem is hierbij altijd belangrijk. Luister ook altijd naar de persoon waar je feedback aan geeft. Hij of zij kan een compleet ander perspectief hebben, houd hier ook rekening mee.
Probeer ook te allen tijde te vermijden om een vooroordeel te hebben voordat je feedback geeft, een zogenoemde negativiteitbias. Verzin verder ook niets, als je geen feedback hebt, kan dat ook.
Over het algemeen was de inhoud van deze cursus duidelijk, en ook herkenbaar. Ik ben punten tegengekomen die al duidelijk waren, zoals emoties bij feedback in bedwang houden. Maar ik heb nog nooit stil gestaan bij hoe je om feedback vraagt, en het verschil tussen geschreven en mondelinge feedback van een peer. Feedback geven vereist veel voorbereiding, hier was ik al wel deels bewust van, maar het is duidelijk dat er veel voorafgaat bij het geven van feedback aan anderen.
Cursus 2: Nano tips voor het geven en nemen van feedback - Lorraine Lee – 10/04/2023 – Duur: 11 minuten
Deze cursus van Lorraine gaat over kleine tips (nano tips) om beter feedback te geven en te ontvangen in jouw professionele carrière.
Tip 1: Bedankt de feedbackgever, en denk na over de feedback die je gekregen hebt
Deze tip komt exact overeen met wat er in de kern van feedback ontvangen is gezegd in cursus 1.
Tip 2: Vind een feedback cirkel
Vind specifieke personen die je vertrouwt en geef van tevoren aan dat je je wilt verbeteren op een bepaald gebied. Vooraf een heads up geven maakt het makkelijker voor hen om op bepaalde aspecten te letten waarin jij je wilt verbeteren. Dus resulteert het in meer waardevolle feedback.
Tip 3: Wees specifiek als je het geeft, zowel in positieve als negatieve feedback
Deze tip komt exact overeen met wat er in de kern van feedback ontvangen en geven is gezegd in cursus 1.
Tip 4: Maak geen gebruik van de feedback-sandwich
De feedback-sandwich is een compliment, opvolgend een punt wat beter kan geeindigt met nog een compliment. Dit wordt afgeraden omdat de boodschap dan vaag is, en de positieve feedback vaak als niet oprecht gezien wordt. Ben direct en eerlijk met je feedback, ook als het grotendeels negatief is.
Tip 5: Bereid je vooraf voor als je feedback geeft, let op het type persoon waarmee je praat
Deze tip komt exact overeen met wat er in de kern van feedback ontvangen en geven is gezegd in cursus 1.
Tip 6: Geef op tijd feedback op iets wat je opmerkt
Als je sneller feedback geeft, zal het nog spelen bij de persoon, hij of zij kan dan ook beter reflecteren op het punt. Geef daarom ook niet één keer per jaar feedback tijdens een jaarlijkse beoordeling. Ben hier op tijd mee zodat de persoon zich sneller kan bevorderen.
Tip 7: Verbale vs. Geschreven feedback
Deze tip komt exact overeen met wat er in de kern van feedback ontvangen en geven is gezegd in cursus 1.
Deze cursus gaf ongeacht de overlap ook veel nieuwe punten die ik mee kan nemen als toekomstig leidinggevende. Verder is overlap ook erg fijn, het bevestigd dat bepaalde punten
Cursus 3: Een feedback mindset ontwikkelen om je carriere te bevorderen – Shanita Williams – 12/07/2022 – Duur: 1 uur 15 minuten
Deze cursus van Shanita Williams gaat voornamelijk over de feedback mindset. De feedback mindset gaat voornamelijk over het ontvangen en geven van feedback. De cursus draait om het bouwen van de mindset, gaat in op het geven en krijgen van feedback en de vervolgstappen die je kan maken met gekregen feedback.
Het eerste hoofdstuk gaat in over de relatie met feedback. Om de mindset te ontwikkelen is het belangrijk om als eerste te bepalen wat jouw relatie met feedback is. Accepteer jij feedback, zie je het als een situatie die zo is, of ga jij er kritisch mee om en wil je ervan kunnen leren. Op basis van jouw relatie met feedback moet je verschillende stappen zetten. De uiteindelijke relatie waar je naartoe wil is de status waarin je ervan wil leren.
Emotie en feedback speelt ook in deze cursus weer een prominente rol. Feedback ontvangen wordt op verschillende manieren gedaan, en het kan soms een achtbaan van emoties zijn. De cursus licht toe hoe het belangrijk is om de emoties te identificeren en te begrijpen. Dit gaat deels tegen de eerste twee cursussen in, die vaker naar het objectieve kijken. De reden achter emoties meenemen in deze cursus is om te achterhalen hoe jij je bij de feedback voelt. Reageer dan ook op basis van hoe je je voelt.
Het volgende hoofdstuk bespreekt het verwerken van feedback. Om feedback goed te verwerken moet je te allen tijde als eerste een stap terug doen. Reflecteer kritisch, en vervang negatieve gedachten met gedachten waar je mee kan groeien. Als voorbeeld: In plaats van te zeggen ‘’ik ben een slechte auteur’’, kan je ook zeggen ‘’ik ben een goede auteur, ik moet soms gewoon een stapje terug doen en goed nadenken over wat ik schrijf’’. Kleine dingen, die een groot verschil maken in hoe je feedback verwerkt.
Soms krijg je ook simpelweg te veel feedback binnen. Hiervoor heeft Shanita een model, namelijk het SIFT-model. Het SIFT-model staat voor:
Source – De persoon die je feedback geeft
Impact – Hoeveel invloed heeft het op een bepaald aspect?
Frequency – Hoeveel personen hebben deze feedback gegeven?
Trends – Patronen in feedback
Dit model helpt met prioriteren van feedback, en welke feedback wellicht belangrijker voor jou is om als eerste aan te pakken.
Algemeen samengevat:
Feedback verwerken is een erg makkelijk iets om aan te leren, maar kan soms erg spannend zijn. Je comfort zone uitgaan om op mensen af te stappen en om feedback te vragen. Wel is het belangrijk dat je dit regelmatig doet, voor persoonlijke feedback bij familie en vrienden, en inhoudelijke feedback bij je collega’s/managers. Als je hierom vraagt, wees dan ook proactief. Wacht niet te lang met het vragen om feedback, maar kom er snel mee. Vice versa als je feedback geeft aan een ander.
Bedank altijd de persoon die je feedback geeft, en verwerk het rustig, spring niet gelijk tot een conclusie, maar denk er nog even over na. Ook als je feedback geeft, denk dan vooraf goed na, met name over hoe je de feedback gaat overbrengen, en op welke manier (geschreven feedback of verbaal).
De mening over emoties en feedback blijft een beetje verschillend, wel is ieder het er mee eens dat de emotie niet overdreven geuit moet worden terwijl je feedback ontvangt. Wees ook te allen tijde specifiek, vage vragen of vage feedback helpt nooit.
En als laatste, maar veruit het belangrijkste punt; ga met een groeiende mindset naar binnen als je feedback ontvangt. Groeien is een gevolg van feedback als je het juist opvat en de juiste stappen zet om je te verbeteren op basis van de feedback, ga er dus ook actief mee aan de slag. Ik ben zeer tevreden met de inhoud van de cursussen en de aangeleerde houding en aandachtspunten die aan bod zijn gekomen tijdens deze actie.
Actie 2: Actieplan schrijven om feedback te kunnen verwerken
Voor deze actie heb ik een actieplan geschreven. Dit actieplan dient als een manier voor mij om bij te houden wat voor feedback ik gekregen heb, en wat voor stappen ik wil zetten om deze feedback te verwerken. Verder schrijf ik daar ook bij op wat ik ervan leer. Zo is feedback voor mij een stuk duidelijker, en ik schrijf het pas op zodra ik zeker weet dat het de absolute feedback is die ik gekregen heb van mijn begeleiders/collega’s.
Het voordeel van een vervolgstap/actieplan schrijven kort nadat je de feedback krijgt is dat het nog vers is. Opschrijven is daarnaast ook bewezen om beter te zijn voor het onthouden en je bent er meer bewust mee bezig omdat je er motorisch mee bezig bent (Nowee, 2024). Daardoor kies ik er ook voor om alles te schrijven in plaats van typen als het gaat om de feedback die ik krijg.
Wat ik heb gemerkt is hoeveel schrijven mij hielp met het begrijpen wat ik precies als feedback kreeg. Het hielp ook met makkelijker vervolgstappen formuleren. Voor mijn eerste feedback kreeg ik van Norbert en Maaike, mijn begeleiders bij Thetford, te horen dat ik beter moest omgaan met het verwerken van de feedback en het niet proberen zo snel te begrijpen. Deze actie is daar een direct gevolg van geweest om dit te verbeteren. Door een stap terug te doen en de woorden van de persoon die je de feedback geeft op te schrijven sta je er meer bij stil en geef je jezelf de tijd om de feedback tot je te nemen in plaats van ‘willen begrijpen’ en doorgaan. Zie voor mijn geschreven pagina over dit onderwerp bijlage 4.
Als tweede feedbackmoment zat ik wederom met mijn begeleiders van Thetford, Norbert en Maaike. Tijdens een face-to-face meeting kreeg ik als feedback dat ik laatst weer minder met een agenda kom, en meer een veel te ‘open’ bespreking. De face-to-face meetings zijn er echter voor bedoelt om specifieke punten die ik voor die week heb te tackelen. Als er niets is wat ik in die week zou willen bespreken, is er dus ook geen reden om een meeting te houden. Ik was het ook eens met deze feedback, en daardoor heb ik besloten om alvast vooruit te werken en kleine geschreven agenda templates te maken voor de laatste face-to-face meetings die ik heb als vervolgstap op de feedback.
De laatste feedback die ik heb opgeschreven is gekregen feedback over mijn contributie aan het social media account van Thetford. Omdat ik nog nooit echt met social content voor een organisatie gewerkt heb was dit vrij nieuw voor mij. Daarom vond ik het ook belangrijk om hier een ‘eind feedback’ om te vragen, en dit mee te nemen in deze actie. Ik sprak hiervoor met Danielle. Danielle gaf aan dat ik goed op weg was, maar dat er nog bepaalde slordigheidsfoutjes zaten in hoe ik mijn social media content kan verbeteren. Dit lag vooral bij kleine tekstfoutjes en visuele fouten. Soms was het ook de samenhang tussen de twee die ervoor zorgde dat de post niet helemaal lekker oogt. Het overzicht wat ik geschreven heb voor deze feedback links te zien.
Reflectie
Situatie:
In deze situatie reflecteer ik op hoe ik als persoon omga met feedback, en de stappen die ik kan zetten om beter feedback te ontvangen, maar ook om te geven, omdat ongeacht je functie, dit een extreem waardevolle vaardigheid is om goed te beheersen. Dit leerdoel was vrij persoonlijk, als in ik ben voornamelijk mijn eigen criticus geweest en heb dus ook vooral gelet op hoe ik me voel bij het leerdoel, en of ik het idee heb dat ik er veel heb uitgehaald.
Taak:
Ik verwachtte van mijzelf proactief te zijn in het willen leren omgaan met feedback, op basis van een face-to-face meeting met mijn stagebegeleider Norbert van Noesel is het duidelijk geworden dat ik hier soms nog te snel over nadenk en dat dit nadelig kan werken. Ik wil daarom dus diverse cursussen volgen die mij tips geven, mijzelf beter inlezen op het onderwerp en proactief feedback opschrijven middels een klein model om beter om te gaan met de gegeven feedback.
Ik hoop hiermee ervaren te worden in het verwerken van feedback, en op basis van deze verwerking goede vervolgstappen te kunnen formuleren die mij helpen te ontwikkelen als persoon, en als professional op het werkveld.
Actie:
Ik heb specifiek gezegd om vanaf nu feedback op te gaan schrijven. Met name omdat iets schriftelijk noteren bewijst dat je iets beter tot je neemt, en dit zal helpen als ik net feedback gekregen heb van mijn begeleiders. Daarom heb ik een notitieblok waarin ik alle feedback kritisch opschrijf en wat mijn vervolgstappen zijn. Verder heb ik de LinkedIn cursussen gevolgd om een algemeen beeld te krijgen van feedback, en hoe ik hiermee kan omgaan, zowel in het geven als nemen.
Resultaat & Reflectie op het resultaat:
Wat betreft mijn feedback opschrijven, ben ik aangenaam verrast over de effectiviteit van schrijven om feedback te begrijpen en verwerken. Over het algemeen was ik gewend om feedback in mijn hoofd op te slaan of uit te typen. Maar alles wat ik opsla gaat deels verloren, en alles wat ik uittyp lees ik zelden tot nooit terug na de eerste keer. Echter bij schrijven merk ik gelijk dat ik het makkelijker teruglees en ook nog eens opsla in mijn hoofd. Omdat ik altijd notities maak in hetzelfde schrift blader ik er vaak langs en denk ik ‘oh ja, hier ben ik ook nog mee bezig’. In een los document met feedback lees ik hier veel sneller overheen. Daardoor merkte ik gelijk dat uitschrijven een stuk beter was voor mij.
Ook hielp dit bij het bedenken van vervolgstappen, omdat ik de feedback ook beter begreep. Het gaf een gevoel dat ik iets meer gebonden was met de feedback, en mijn gevoelens en motivatie daarbij om het te verbeteren. Mijn vermoeden is dat dit te maken heeft met het feit dat ik dit met de hand opgeschreven heb. Dit komt ook overeen met artikelen die schrijven ten opzichte van typen bestuderen.