Voor dit leerdoel wil ik mijn algehele office vaardigheden aan de hand van cursussen ophogen. Voor mijn stage ga ik bij een sales-gericht bedrijf lopen die veel met Excel klantdatabases werkt, en daarnaast ook evaluatierapporten en andere zaken via onder andere Microsoft Word en Excel regelt. In de omschrijving van de functie staat ook aangegeven dat Office-skills en voorgaande ervaring met Office (buitenom verslagen schrijven voor scholen etc.) ook een must is voor de functie.

Binnen mijn functie staan enkele werkzaamheden centraal, namelijk:

• Maandagupdates maken: de eerste resultaten van een activatie evalueren

• Evaluatierapporten maken: een totaalrapport verzorgen waarin alle resultaten van de activatie zichtbaar zijn

Bovenstaand wordt via Word opgemaakt en naar opdrachtgevers verzonden

• In het voortraject winkels selecteren en doelstellingen opstellen.

• Rotatie analyses maken: het korte termijn en lange termijn effect van een activatie in kaart brengen.

Bovenstaande data zijn terug te vinden in verwekte Excel sheets (die ook regelmatig geüpdatet moeten worden).

Ik heb al wel enkele ervaringen met Microsoft Office, maar dit niveau is nog heel oppervlakkig. Daardoor wilde ik dit extra leerdoel meenemen en diverse cursussen doorlopen waarbij mijn Word en Excel vaardigheden een stap in de juiste richting nemen voor mijn nieuwe stageplek in het derde leerjaar.

Verder wil ik ook beter worden in het verwerken van data, uiteindelijk moet er een rapport gemaakt worden voor een opdrachtgever en data uit Excel sheets gehaald moeten worden voor het opstellen van nieuwe projecten, en het tevreden houden van de opdrachtgevers. Om dit doel te behalen heb ik LinkedIn premium career gehaald. Dit heeft een intern learning platform, hier wil ik gevorderde learnings op volgen, en deze afwerken om het doel te behalen.

Actie 1: Inleesactie

In deze inleesactie wil ik onderzoeken wat voor voordelen een training vooraf in Excel en bijvoorbeeld data management kunnen hebben voor het bedrijf waar je gaat werken. Ik kijk hierbij naar de algehele voordelen, en kijk hoe deze in het bedrijfsleven van toepassing kunnen zijn.  Normaliter zou een bedrijf dan een cursus aan je toewijzen, of je leert door te doen. Maar voorgaand informatie ophalen over hoe bepaalde dingen moeten kunnen dit proces versnellen, en daarnaast minder vragen aan collega’s om jou dingen uit te leggen. Deze zelfstandigheid kan zowel goed overkomen naar de werkgever, en geeft de kans op een betere start voor het werken met de data.

Algehele voordelen van Excel kunnen zowel in het bedrijfsleven als persoonlijk van pas komen. Persoonlijk zijn er velen voordelen binnen het gebruik van Excel, zoals data bijhouden van bijvoorbeeld uitgaven, en andere zaken. Dit kan helpen met onder andere sparen met een netjes overzicht. Ook in het bedrijfsleven zijn echter voordelen uit Excel te halen. Mensen met voorkennis in Excel krijgen meer uitbetaald dan mensen die er helemaal geen kennis in hebben vooraf. Dit komt omdat Excel een basiskennis meebrengt over spreadsheets in het algeheel. Dit is iets wat bijvoorbeeld de financiële sector veel gebruikt. Uiteindelijk heeft het dus diverse voordelen die zowel in jouw persoonlijke leven, als het bedrijfsleven van toepassing zijn.

Niet alleen dat, maar ook bij de bedrijven die Excel zelf gebruiken voor het verwerken van data, of als een geheel CRM systeem, is het mogelijk om een grote stap vooruit te maken in dat bedrijf. Kleinere bedrijven gebruiken vaker Excel voor diverse dingen zoals financiën en CRM, omdat het goedkoper is, en makkelijker te gebruiken voor een kleiner bedrijf met minder FTE. Bij grotere bedrijven zie je het niet veel, omdat Excel met meerdere mannen vaak foutgevoelig is, en minder veilig omdat het lastig is om te zien wie welke wijzigingen aanbrengt, en wanneer dit gedaan is. Over het algemeen is het dus enorm goed te doen voor kleinere (of lager FTE) ondernemingen om Excel te gebruiken voor data, maar het valt af na mate de organisatie groeit. Excel groeit daarnaast ook slecht mee.

Verder is er dan nog data management. Data management brengt gigantisch veel voordelen met zich mee als je het fatsoenlijk gebruikt. Enkele voordelen die heel erg naar voren komen, en ik graag aan de hand van de cursus wil gaan bevorderen zijn als volgt:

• Productiviteit

Door alle data op een georganiseerde plaats te plaatsen waar mensen die het nodig hebben gemakkelijk kunnen vinden wat hij/zij nodig heeft. Iedereen weet het dus gemakkelijk te vinden, en dit reduceert ‘’downtime’’, met andere woorden, productiviteit gaat omhoog. Downtime kan voorkomen als mensen getraind moeten worden in een nieuwe omgeving met data, of als ze te maken hebben met nieuwe interfaces. Voorkennis is dus ideaal voor productiviteit (Romeo, 2020).

• Minimalisatie van gegevensverlies

Als data niet geordend is, bestaat er een kans dat deze verloren kan gaan. Dit gebeurt regelmatig, maar meestal in kleinere vormen. Je wil echter niet het risico lopen dat een extreem groot deel van jouw data verloren gaat door slecht data management. Er kan hierbij namelijk data verloren gaan zoals klantinformatie, interne gegevens over bijvoorbeeld financiën, werknemers of andere zaken die erg van belang zijn voor een bedrijf. Met een goede ordening verminder je de kans drastisch dat dit gebeurt.

• Verbetering van datakwaliteit

Datamanagement is ook essentieel om te garanderen dat de gebruikte data van goede kwaliteit is. De beter de datakwaliteit, de beter de zoekresultaten, en dat leidt weer tot een betere besluitvorming als het neerkomt op bijvoorbeeld een nieuwe klant binnenhalen. Als je weinig data hebt over een nieuwe vestiging waarmee je wilt samenwerken, is het meer een risico dan een kans. Data management kan van dat risico een kans maken.

Zonder voldoende kwaliteit kan data soms onnodig en in sommige gevallen zelfs oplopen tot gevaarlijk. Dit komt omdat zonder data management leidt tot inconsistenties in de data, en als deze inconsistente data gebruikt wordt, kan dat extreem nadelig zijn voor het bedrijf.

Actie 2: Cursussen Excel

In dit onderdeel heb ik cursussen in Excel gemaakt. Het doel hiervan was om mijn Excel vaardigheden te bevorderen, en dit speelt verder in op de volgende actie, die ik daarna uitwerk (data management/analyse in Excel). Om goed te kunnen analyseren vind ik het van belang dat ik eerst een goede basis heb ik het programma. Een basis waarmee ik uiteindelijk veel kan voor mijn toekomstig stagebedrijf.

Niet alleen vordert dit mijn vaardigheid, maar bespaart ook tijd voor de werknemers die bepaalde dingen in Excel vooraf aan mij uit moeten leggen. Met deze cursussen gevolgd via Linked-In learning, gecertificeerd met 73.000 positieve recensies, en daarna nog een vervolg opdracht in geavanceerde formules hoop ik mijn vaardigheden op niveau te krijgen. Ik volg hierbij een kennistest voor en na de cursus. Om een idee te krijgen van mijn vaardigheden voor én na de cursus. Deze test is niet groot, en gaat meer om een beeld te krijgen van mijn huidige kennis, en hoe dit is ten opzichte van na de cursussen voor de resultaten.

De cursus in het begin begon wat simpel. Heel veel momenten waarvan ik het idee kreeg of ik niet een iets te makkelijke cursus had genomen, maar het nam al snel op naar een vrij hoog niveau, en ik leerde steeds meer over formules en opgaven die ik nog nooit had gebruikt binnen Excel. Ik wist bijvoorbeeld al wel dat je kan optellen met een formule zoals =B1+100, maar wist niet dat als die formule een datum was, dat de datum met 100 dagen opgeteld wordt. Dit waren van die kleine punten die, hoewel vanzelfsprekend, nog wel interessant waren om te leren. Daarnaast kan ook dit altijd van pas komen in het werkveld, als je snel en gemakkelijk wilt kijken naar een termijn, en de exacte datum daarvoor nodig hebt.

Het bouwt daarbij al snel op tot het invullen van data aan de hand van formules en kopiëren wat normaliter niet no makkelijk gaat, denk aan het gebruik van datums en doortrekken van cellen om volledige jaren te verwerken (dit werkt anders dan getallen doortrekken van 1 tot 10 bijvoorbeeld). De beste functie die ik geleerd heb tijdens deze cursus is de XLOOKUP functie. Deze functie is een stuk specifieker, en geeft de mogelijkheid om bepaalde data uit meerdere kolommen/rijen te vinden. Als je bijvoorbeeld een lijst aan medewerkers hebt met ID badges, kan je op basis van het ID nummer, de juiste naam vinden die past bij dit ID nummer. XLOOKUP lijkt veel op de ALS functie, en zijn beide erg belangrijk en voordeling om te gebruiken om dingen op te zoeken en te matchen in een grote Excel database.

Uiteindelijk heb ik in deze cursussen veel geleerd over Excel, en dit komt van kleine puntjes zoals het formatten en opmaken van de bestanden, en wat de verschillende vormen van opslaan doen. Helemaal tot diverse gecompliceerde functies (denk aan geavanceerd gebruik maken van filteren) en formules die het mogelijk maken om heel efficiënt met Excel te werken.

De key learnings die ik tijdens deze cursussen heb meegenomen zijn de volgende:

1. Het goed over kopiëren van bepaalde data van één sheet naar de ander. Dit kan enorm handig zijn als je bepaalde data duidelijk op één sheet wil in plaats van tussen allerlei andere data. Dit kan data zijn van bijvoorbeeld winkels waaraan Young Perfect wil verkopen. Als je veel winkels binnen één bepaalde regio wil, en dit wil delen met een andere afdeling (sales bijvoorbeeld), is het goed weten hoe je alles snel en gemakkelijk over kopieert naar een nieuwe sheet/document heel gemakkelijk.

• Het aanmaken van grafieken (charts) kan enorm snel via het selecteren van data, en daarna gebruik maken van de combinatie Alt + F1. Daarna kan je de data een stuk makkelijker aanpassen naar jouw voorkeur, en de soort grafiek gebruiken die jij wilt gebruiken, maar om het snel aan te maken is deze snelkoppeling enorm handig om te gebruiken. Dit kan fijn zijn voor het maken van grafieken voor een evaluatierapport voor een opdrachtgever.

• Zoek- en vergelijkfeatures van Excel. Features zoals Ctrl + F, ALS formules, XLOOKUP formules zijn enorm fijn voor het gebruik van Excel, en concrete data vinden in een groot document. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn in een werknemer database, en als je een lijst wil maken en dit snel wil doen aan de hand van XLOOKUP bijvoorbeeld.

Actie 3: Datamanagement

Datamanagement is een administratief proces dat het verkrijgen, valideren, opslaan, beschermen en verwerken van gegevens om onder andere de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en actualiteit van de informatie voor de gebruiker toe te passen. Bedrijven zoals Young Perfect gebruiken enorme hoeveelheden data op iedere afdeling om zo tot zakelijke beslissingen te komen. Het geeft de mogelijkheid om onder andere diepgaand in te gaan op de huidige situatie bij bijvoorbeeld trends, klantgedrag en andere zaken. Dit soort data kan bijdragen aan een betere klantervaring, en hier streeft Young Perfect naar, omdat dit in ruil ook de opdrachtgever een beter beeld geeft van de organisatie.

Voor deze actie wil ik een langlopende en één van de beste online cursussen volgen. Namelijk ‘’Foundations: Data, Data, Everywhere’’. Een Google Cursus gegeven via Coursera die zich normaliter in een 5 week stappenplan inricht. Maar gezien te tijd heb ik iedere week twee en een half week aan werk aan de cursus verricht. Dit is enkel de openingscursus van in totaal 8 cursussen die over dit onderwerp gevolgd kunnen worden. Echter leek mij een introductie al genoeg, gezien deze cursus al vrij lang duurt op zich.

Gedurende deze cursus zijn er ook enkele topics aan bod gekomen die ik niet volledig gemaakt heb. Dit ging namelijk over een stuk SQL (Structured Query Language) wordt gebruikt in een bepaald type database, en kan helpen met een overzicht creëren aan de hand van zoekfuncties. Dit op zichzelf kan handig zijn. Maar ik wilde de focus meer leggen op de algemene theorieën achter hoe je data kan gebruiken. SQL vond ik nog gecompliceerd, en uiteindelijk werk ik gedurende mijn stageperiode met Excel, waarbij SQL niet van toepassing is.

Het eindresultaat van de cursus staat in hiernaast met alle doorlopen weken. Ik had graag het certificaat gewild, echter moest ik dit aanvragen, en hier zouden 10 werkdagen overheen kunnen gaan. Vandaar dat ik voor de validiteit een screenshot heb gemaakt met daarin de materialen per week afgevinkt. Net als bij de Excel cursus heb ik diverse key learnings uit deze cursus gehaald.

De key learnings die ik tijdens deze cursussen heb meegenomen zijn de volgende:

1. Visualisation is key, het is één van de hoofdaspecten van analytisch denken. Wat dit wil zeggen is dat het visualiseren van data vrijwel altijd heel nuttig is zolang je de juiste grafiek ervoor gebruikt. Welke grafiek je bij welke data gebruikt is soms vanzelfsprekend, maar soms ook heel uitdagend. Uiteindelijk ligt het aan de boodschap die je wilt brengen, en hoe deze in een visuele weergave het beste overkomt. Verder helpt visualisatie ook met het beter begrijpen van de data die je hebt. Een grote spreadsheet aan informatie is leuk, maar het kost veel meer tijd, en is veel vermoeiender om er goede conclusies uit te trekken. Een simpel cirkeldiagram, of een lijngrafiek zijn een stuk makkelijker om naar te kijken, en conclusies uit te trekken.

• Ik heb daarnaast ook geleerd over hoe verschillende rollen in het bedrijfsleven datamanagement kunnen gebruiken, en hoe de vaardigheid over het algemeen gewoon extreem handig is, en niet een specifieke functie. Een financieel directeur analyseert bijvoorbeeld de financiële status, houdt deze up-to-date, en presenteert dit. HR analyseert de data van bijvoorbeeld uitgestuurde salarisstroken, en analyseert data in de vorm van medewerker input of andere zaken, enzovoort. Zo heeft iedere functie in het bedrijfsleven wel te maken met het analyseren en conclusies trekken uit data binnen de economie. Zo blijkt het enorm handig te zijn.

• Ben nieuwsgierig. Nieuwsgierigheid brengt je naar voren, uit nieuwsgierigheid leer je altijd iets nieuws, en uit deze nieuwe ervaringen kunnen nieuwe kansen voortkomen uit de data. Niet nieuwsgierig zijn kan leiden tot een heel oppervlakkig perspectief op de data. Hierdoor kijk je er globaal naar en haal je er vaker veel minder uit. Je bent wel meer tijd kwijt, maar de ‘pay-off’ is vaak veel hoger, omdat er veel meer kansen gehaald worden uit dezelfde data als bij iemand die niet nieuwsgierig is. Uiteindelijk is het dus altijd belangrijk dat zodra je een kleine verandering ziet in klantgedrag, of een bepaald patroon in verkoopcijfers, dat je hier dieper op ingaat. Je kan op een doodlopend pad eindigen, maar ook het compleet tegenovergestelde.